Du har kanskje tusenvis av kontakter i e-postsystemet ditt. Men hva skjer hvis du mister tilgangen til kontoen i morgen?
Kan du hente ut listen? Vet du hvem som ba om hva? Kan du fortsette kommunikasjonen fra et annet system uten å gjette?
Hvis svaret er nei, har du ikke så mye kontroll som kontakttallet får det til å se ut som.
En liste er mer enn e-postadresser
I VEKST er poenget med Kontroll på kommunikasjonen å gjøre lånt oppmerksomhet om til en kanal du kan bruke igjen. Men en fil med adresser er bare en del av denne kanalen.
Du trenger også å vite hvorfor kontaktene står der. Hvilken Ekspertgave accessibility.link.new-tab ba de om? Hva fikk de beskjed om at de ville motta videre? Hvem har meldt seg av?
Uten den konteksten kan en eksportert liste være vanskelig å bruke godt, selv om alle adressene er med.
Derfor handler Den eide listen ikke om å samle flest mulig navn. Den handler om en frivillig, forståelig relasjon du kan ta ansvar for.
Ta en kontrollert eksport
Logg inn i systemet du bruker og finn ut om du kan eksportere kontaktene. Ikke stopp når du ser en «Eksporter»-knapp. Åpne filen og se hva som faktisk ble med.
- Finnes e-postadressene og eventuelle andre opplysninger du faktisk trenger?
- Følger kilde eller registreringsdato med, slik at du kan forstå hvor kontakten kom fra?
- Kan du se hvem som har meldt seg av eller ikke skal motta mer?
- Vet du hvor du kan lagre kopien trygt, og hvem som bør ha tilgang?
Hvis viktige opplysninger mangler, dokumenter hvor de finnes i systemet og hvordan de kan hentes ut. En sikkerhetskopi du aldri har åpnet, er fortsatt bare et håp.
Ta vare på samtalen, ikke bare adressene
Selv en god kontaktliste redder ikke alt. Leveringsmeldingen, lenken til gaven og e-postserien kan ligge bare inne i ett verktøy.
Skriv derfor ned hvilken side som tar imot nye kontakter, hva som leveres først, og hvilke meldinger som følger etterpå. Oppbevar kopi av de viktigste tekstene. Da kan du bygge opp igjen grunnsamtalen hvis du må bytte system.
Det er den strategiske samtalen accessibility.link.new-tab du vil kunne fortsette – ikke bare utsendelsen av en tilfeldig e-post.
Gjør det til en liten rutine
Du trenger ikke et stort beredskapsprosjekt. Begynn med å gjøre én eksport, kontrollere innholdet og notere hvor den sikre kopien ligger. Bestem deretter hvem som gjør dette neste gang.
Test også at noen andre i virksomheten forstår hvordan listen og de viktigste meldingene henger sammen. Hvis all kunnskapen sitter i hodet til én person, er kontrollen skjør.
En eid kanal betyr ikke at ingen tekniske problemer kan oppstå. Det betyr at et problem hos én leverandør ikke automatisk visker ut hele relasjonen du har bygget.
Vil du se hvordan kontroll på kommunikasjonen passer inn i hele VEKST-systemet? Les Salgsmaskin-boka accessibility.link.new-tab.